Il y a un dizaine d’années, devenir productif n’était qu’un doux rêve pour moi…
Ou plutôt un cauchemar !
Employé de la fonction publique, j’étais à des années lumières des compétences requises pour devenir un bon freelance.
J’avais pourtant commencé à travailler sur le blog, mais je restais le petit sous-fifre d’état, peu conscient des stratégies guidant mes deux boulot simultanés.
Je vivais dans ma bulle…
Laissant les priorités de mes supérieurs guider mes pas.
J’avais juste à dire oui à chaque réunion, réintégrant mon bureau pour mes tâches quotidiennes sans importance.
Et je rentrais chez moi pour enchaîner mes textes pour le blog, sans autre forme de réflexion.
Bref, devenir productif n’était pas ma priorité. Soyons clairs : ça me faisait même chier.
Puis vint ma liberté !
J’ai quitté mon job pour la grande aventure du freelancing à plein temps et du nomadisme digital insufflés par Haydée.
Puis vint la prise de conscience brutale accompagnant cette liberté…
Ben ouais, quand tu sais que :
- Tes voyages coûtent une blinde,
- Qu’ils te bouffent un temps monstre,
- Et que tu es payé à l’heure (en tout cas, au début)…
Tu fais moins le mariole.
Et tu pense un peu plus à devenir productif.
Car si tu n’atteins pas tes objectifs, tu ne bouffes pas.
Voici du coup…
Tout ce que vous devez faire aujourd’hui pour être productif
…et tous les bénéfices que j’en tire.
Réaliser vos tâches les plus importantes avant de lire vos mails
C’est avec la tête dans le cul que je me lève le matin. Alors quoi de plus facile que de checker benoîtement ma boite mail sans allumer mon cerveau.
C’est pourtant en matinée que mon esprit est le plus clair…
Et avec le boulot de titan présagé par mon futur site d’illustrations, je sais que j’ai intérêt à me bouger les fesses pour finir rédactions et dessins et me dégager ainsi du temps.
Alors je m’assure de faire toutes ces choses en premier sans qu’aucune autre priorité extérieure ne vienne me troubler.
Être un militant invétéré du zéro mail dans votre boite de réception
Newsletters, notifications de réseaux sociaux, mailing-list en tout genre et j’en passe…
Que vous soyez blogueur, entrepreneur ou les deux, le courrier électronique est un fléau ! Et le trier tous les jours est une plaie.
Je suis donc devenu un psychopathe pour minimiser le temps que cela prend. J’ai fini par me désinscrire de tout mais pour mieux me ré-inscrire !
Grâce aux listes de classement Gmail en utilisant ses filtres et le truc du signe « + ».
Exemple pour les newsletters :
- Créez un libellé « newsletter » sur votre boite Gmail
- Puis dans « Paramètres » – « Filtres », créez un filtre dans lequel vous renseignerez le mot « +newsletter » comme suit :
- Une fois fait, quand vous vous inscrirez à une newsletter, remplissez votre adresse mail comme ceci :
monadresse+newsletter@gmail.com
(pour ma part ce sera toy+newsletter@gmail.com)
Tous les mails renseignés de cette façon tomberont directement dans votre libellé sans passer par votre boite de réception.
Facile !
De nombreuses autres options peuvent être ajoutées au filtre. A vous de le personnaliser comme bon vous semble.
Faites la même chose avec toutes vos alertes de médias sociaux.
Et marquez les directement comme lus pour ne pas être tentés de cliquer dessus n’importe quand.
Et si les règles et filtres ne suffisent pas…
Servez-vous de systèmes efficaces pour traiter les informations
La méthode GTD « Getting Things Done » est parfaite pour gérer votre travail de manière efficace.
Grâce à elle, j’ai réussi à traiter immédiatement mes messages ou à programmer un temps de réponse pour les plus complexes.
« S’organiser pour réussir »
C’est une approche du travail de David Allen, l’un des théoriciens de la productivité et de l’efficacité professionnelle les plus influents au monde.
Elle vous permettra d’en faire plus sans multiplier vos efforts grâce à une vue d’ensemble de tout ce que vous devez faire.
En exemple, voici son schéma de gestion « horizontale » du flux de travail que j’ai souvent utilisé :
Passez 15 minutes par soir à planifier le lendemain
Maintenant que j’ai le contrôle sur mon temps, je peux me permettre d’organiser mon travail à l’avance.
Ainsi, chaque soir je mets à jour ma « to do list » du lendemain par le biais de mon Google agenda et de Buffer.
Un des outils de partage le plus complet pour promouvoir vos articles sur les réseaux sociaux.
Utiliser la technique Pomodoro
Ou comment gérer votre temps avec des tomates… Et accessoirement un œuf.
De loin la plus efficace de toutes les méthodes.
Après toutes ces années à végéter dans la fonction publique je ne pensais qu’à une chose : Rattraper le temps perdu ! Avant Pomodoro, j’enchaînais 12 heures de taf à la suite comme un robot.
Mais qui a dit qu’autant de travail sans pause était vraiment efficace ?
Fatigué au point de bâiller à m’en décrocher la mâchoire, devant mon illustration à moitié faite, je repartais de plus belle pour 4 heures.
Pas vraiment productif tout ça. Surtout avec quelques passages éclair sur les réseaux sociaux…
Maintenant c’est la technique Pomodoro qui prime. Et elle me sert autant pour mes illustrations, mes réponses aux mails ou mes rédactions d’articles de folie. ;)
- Je passe 25 minutes sur une tâche unique (appelée tomate). Et absolument rien d’autre !
- Après chaque tomate je m’octroie une pause de 5 minutes grand max
- Après 4 tomates accomplies je fais une grosse pause de 30 minutes max à rien foutre
- Je prends des notes sur toutes les tomates que je me suis farcie dans la journée.
Et pour cela je n’ai besoin que d’un fichier Excel et de mon EggTimer. D’où l’œuf.
Vous n’imaginez pas à quel point vous deviendrez un as de la productivité avec cette méthode.
Car elle vous impose une discipline de concentration et de temps ainsi que des pauses obligatoires pour avancer efficacement.
Devenir mono-tâche
Imaginez-vous en plein barbecue ; vous servant un jus de tomate, parlant à votre pote, envoyant un sms et consultant votre compte Twitter en même temps…
Cela donnerait probablement ça :
Seulement 2 % de gens sont capables de contrôler leur environnement multitâche correctement.
Haydée rentre sûrement dans cette catégorie. Quand je la vois jongler avec ses fenêtres pop-up, ses commentaires et ses différents textes avec brio.
Moi je n’en fais malheureusement pas partie…
Et vous ?
J’avais pourtant l’habitude de travailler avec ma boite mail constamment ouverte, mes réseaux sociaux connectés et ma musique tournant en fond. Prenant plaisir à la changer à ma guise.
Aujourd’hui c’est fini. Je me cantonne à une tâche à la fois. Et toutes les astuces de ce billet vont dans ce sens.
Contradictoire n’est-ce pas ? Surtout à l’heure des smartphones multitâches et pluri-applications.
Rassembler vos appels et réunions sur un seul après-midi
Même si cela n’est jamais vraiment évident.
Mais je m’oblige à les compresser en un ou deux après-midi par semaine maximum.
Car je remarque souvent qu’une demi-heure prévue sur Skype ou Hangout peut facilement prendre le triple de temps :
- 20 minutes préparation
- 10 minutes de concentration en étant prêt à l’avance sans commencer autre chose
- 10 minutes d’attente parce que la plupart des gens sont en retard
- 30 minutes de communication
- 20 minutes à prendre les notes puis à me remettre au travail
Et si je parle d’après-midi pour mes réunions, c’est aussi parce que je réserve mes matinées à l’écriture. Sachant que je suis plus productif le matin et que parler demande beaucoup moins d’attention soutenue.
Tout ce que vous apprendra le fait d’être accro à la productivité
Ce truc fonctionne vraiment !
On m’accuse parfois de perdre du temps dans la recherche de nouvelles techniques de productivité que je ne mettrai jamais en œuvre.
Faux problème. Car en adoptant ne serait-ce que 10 % de ces idées, vous récupèrerez largement ce fameux temps. Et le résultat est encore meilleur en combinant une petite partie de chacune de ces méthodes.
C’est comme une drogue.
Et pas toujours dans le bon sens. Attention de ne pas en devenir trop rigide et de flipper au moindre imprévu qui surgit pour faire dérailler vos plans. Un peu de souplesse bordel !
Vos attentes augmentent de manière exponentielle avec vos bons résultats.
Quand vos vieux jours viendront, vous serez heureux d’avoir fait tant de chose utiles. Mais plus vous en ferez, plus vous en voudrez.
Une fois que vous contrôlez votre temps, vous vous posez plein de nouvelles questions.
Que devez-vous privilégier ? La création, la consommation, les loisirs…? Tout un problème existentiel.
Qui dit grande productivité dit grande prise de conscience de vos responsabilités.
Avoir des objectifs importants devient crucial. Parce que vous n’avez plus d’excuses pour ne pas les atteindre.
Certaines tâches sont plus faciles à dénigrer que d’autres… A tort.
Comme les réseaux sociaux que je mésestime plus que jamais. Car faire défiler les fils d’actu ou passer une demi-heure à converser avec un « ami » me donne l’impression d’être improductif.
Dommage quand vous savez que vos liens avec les abonnés et la diffusion de vos contenus sont aussi importants que le création de vos articles.
Bref…
La productivité n’est pas la réponse à tout ni une solution en elle-même
Mais elle vous épargne beaucoup d’excuses et de distractions se dressant entre vous et vos attentes.
Aussi, si vous vous entendez dire à votre femme :
Je suis sur un Pomodoro là. Je suis à toi dans 11 minutes.
Il serait peut-être temps de vous détendre un peu…
Alors, pensez-vous pouvoir en réaliser plus que vous en faites déjà ?
Ou avez-vous peut-être d’autres habitudes vous permettant d’augmenter votre productivité ?
En tout cas, s’il vous plaît ! Convainquez-moi que je ne suis pas un méchant psychopathe après avoir lu mon article avec un petit commentaire.
Tony Founs
Je me doutais bien qu’à un moment donné la disponibilité avait été demandée dans ton parcours, et tu as commencé doucement, tout comme la dame avec laquelle j’ai discuté mardi (elle a pris 6 mois de dispo – ce qui permet de garder son poste, ce que j’ignorais – puis a renouvelé jusqu’au 31 déc 2019 et comme elle n’est plus qu’à quelques années de la retraite elle tire ainsi sa révérence de la fonction publique !). Pour la disponibilité je savais qu’on avait cette durée de 10 ans mais rares sont ceux qui demandent les 10 d’un coup je pense ! Et avec la loi « déontologie » d’avril 2016, mieux vaut bien préparer son projet avant de demander le moindre congé / dispo / année sabbatique (car cette loi permet à l’employeur de revenir sur sa décision si tu as demandé un temps partiel ou une dispo pour création/reprise d’entreprise !)
Toujours d’actualité, merci pour ces conseils